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Status quo und Wachstumschancengesetz
Im Kontext der fortlaufenden Anpassungen gesetzlicher Bestimmungen möchten wir Sie auf eine relevante Änderung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes aufmerksam machen, die die Modalitäten der Rechnungsstellung betrifft.
Unternehmer sind verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn sie an andere Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringen, sofern diese Umsätze nicht steuerbefreit sind. Für die Erstellung der Rechnung gewährt das Gesetz eine Frist von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Diese bestehenden Regelungen bleiben unverändert.
Neu ist dagegen die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.
Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht dementsprechend eine elektronische Verarbeitung.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).
Eine einfache PDF-Rechnung entspricht nicht dieser Norm. Diese darf jedoch weiterhin mit Zustimmung des Empfängers versendet werden, ist aber als sog. "sonstige Rechnung" ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr umsatzsteuerrelevant.
Wen betrifft die Neuregelung ?
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B).
Ab wann gilt die Verpflichtung ?
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ab dem 01. Januar 2025. Ab diesem Zeitpunkt muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten und zu verarbeiten. Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 gestalten sich wie folgt:
Bis Ende 2026…
dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Ab 01. Januar 2027…
sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als EUR 800.000,00 zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet. Unternehmen, welche die Umsatzgrenze nicht überschreiten, dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermitteln. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig; wie in 2025 und 2026 (s.o.) ist hierfür aber die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Ab 2028…
sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend von allen Unternehmen im B2B-Bereich einzuhalten. Steuerfreie Lieferungen und Leistungen sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.
Rückfragen und Beratungsbedarf
Sollten sich in diesem Zusammenhang Fragen ergeben oder Sie Unterstützung bei der Prozessanpassung oder Auswahl der richtigen Tools benötigen, können Sie uns gerne jederzeit kontaktieren.
In diesem Zusammenhang möchten wir auch nochmals auf die Relevanz einer aktuellen Verfahrensdokumentation hinweisen; diese wird nach unserer Erfahrung im Rahmen von Betriebsprüfungen zunehmend von den Betriebsprüfern angefordert. Denn ein wesentliches Element zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit von elektronisch geführten Büchern ist die Verfahrensdokumentation, die sowohl das IKS als auch Beschreibungen zu den Prozessen der Buchführung und Belegablage enthalten muss. Zu den oben genannten Aspekten bieten wir unter anderem folgende Beratungspakete aus unserem Finance-IT Bereich an:
Digitalisierungsberatung
- Erhebung Ist-Zustand
- Präsentation von Lösungsvorschlägen
- IT-Dienstleister koordinieren
- Software implementieren bzw. anpassen
- Prozesse anpassen
- Verfahrensdokumentation anpassen
- Mitarbeiter schulen
Schnittstellenberatung
- Erhebung der Vorsysteme
- Schnittstellen Recherche und Optimierung
- Lösungen besprechen und implementieren
Erstellung bzw. Aktualisierung der Verfahrensdokumentationen
Allgemeine Beschreibung – Welche Verfahren bzw. welcher Prozess wird dokumentiert?
Anwenderdokumentation – Wie gestaltet sich der Prozess in der täglichen Anwendung?
Betriebsdokumentation – Wie wird Ihre IT-Sicherheit gewährleistet?
Technische Systemdokumentation – Mit welchen Systemen wurde der Prozess digital umgesetzt?
Internes Kontrollsystem – Wie wird die Sicherung der Prozessqualität umgesetzt?
