Durch eine Gesetzesänderung (Steuervereinfachungsgesetz 2011, vgl. „Gesetzgebung“) sind die Möglichkeiten für die elektronische Übermittlung von Rechnungen vereinfacht worden. Die Neuregelungen greifen bereits für Leistungen, die seit dem 1.7.2011 ausgeführt werden.

Bisher konnten Rechnungen nur mit Hilfe des sogenannten EDI-Verfahrens oder bei Verwendung von elektronischen Signaturen elektronisch rechtswirksam übermittelt werden. Wurden diese Verfahren nicht genutzt, lag keine ordnungsgemäße Rechnung vor und der Kunde war nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Auf Grund der Neuregelung können Rechnungen jetzt unter anderem auch über die nachfolgenden Wege elektronisch übermittelt werden:

• per E-Mail mit oder ohne Anhang von PDF- oder Textdateien
• per Computer-Telefax oder Fax-Server
• per Web-Download
• besondere E-Mail-Anwendungen

Um den Vorsteuerabzug auf Ebene des Rechnungsempfängers nicht zu gefährden, muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet sein. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Rechnung während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) lesbar ist.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss der Kunde die Rechnungen inhaltlich überprüfen (im Rahmen eines sogenannten innerbetrieblichen Kontrollverfahrens) und elektronisch archivieren. Die Archivierung soll nach Auffassung der Finanzverwaltung auf Datenträgern erfolgen, die keine Änderungen mehr zulassen (z.B. nur einmal beschreibbare DVDs). Der Prozess der Rechnungsprüfung und Archivierung sollte möglichst standardisiert, schriftlich dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.Werden die obigen Voraussetzungen nicht erfüllt, besteht das Risiko, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug versagt.