E-Invoicing - elektronische Rechnungen sparen Kosten und Zeit

In Europa stellen Unternehmen Jahr für Jahr knapp 30 Milliarden Rechnungen aus, die überwiegend per Briefpost verschickt werden. Immer mehr Unternehmen sind daher daran interessiert, ihre Rechnungen elektronisch zu versenden, um Einsparpotenziale bei den Druck- und Versandkosten zu realisieren und den gesamten Rechnungserstellungsprozess zu optimieren.

Auch die EU-Kommission ist darum bemüht, das immense Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung zur Effizienzsteigerung der europäischen Wirtschaft zu realisieren. So gelten die in Deutschland üblichen qualifizierten elektronischen Signaturen auch international als Nachweis für die Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Rechnungen. Qualifizierte elektronische Signaturen sind daher eine günstige und einfache Möglichkeit für Unternehmen sowohl heute geltenden als auch zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Zur Handhabung in der Praxis müssen Unternehmen im Wesentlichen zwei Voraussetzungen erfüllen: Sie benötigen ein von der Bundesnetzagentur zugelassenes Produkt für die qualifizierte elektronische Signatur und die Zustimmung der Empfänger zur elektronischen Leistungsabrechnung. Denn der jeweilige Empfänger muss das Ergebnis der Signaturprüfung dokumentieren und den Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung oder Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokollieren. Ferner hat er sicherzustellen, dass das übermittelte, verschlüsselte Dokument im Originalzustand jederzeit überprüfbar ist. Wie bei Papierrechnungen beträgt die Aufbewahrungszeit 10 Jahre.

Ein einfaches E-Mail-Postfach wird hierfür nicht ausreichen. Wer elektronische Rechnungen empfängt, wird ein revisionssicheres elektronisches Archiv betreiben müssen, um den Vorsteuerabzug sicher stellen zu können. Die einmaligen Investitionen hierfür machen sich bei mittleren bis größeren Unternehmen in der Regel jedoch aufgrund der Einsparmöglichkeiten schnell bezahlt. Statt einer Inhouse-Lösung ist es auch möglich, auf spezielle Dienstleister in diesem Metier zurückzugreifen.